5 metode prin care instituțiile pot să-și automatizeze activitatea de zi cu zi

Autor: Clara Ionescu

Automatizarea proceselor interne a unei instituții publice se referă la utilizarea tehnologiei și a software-ului în scopul înlocuirii sarcinilor ce se realizează manual, zi de zi și în mod repetitiv. În felul acesta, se elimină într-o mare măsură eroarea umană. De asemenea, automatizarea contribuie la creșterea eficientizării și a productivității, deoarece se accelerează realizarea procesele repetitive și astfel, activitatea instituției se desfășoară cursiv, fără prea mari întârzieri. Automatizarea mai reușește și să elimine activitățile risipitoare de timp și ineficiența, iar resursele umane se pot concentra pe sarcini mai complexe, care generează o valoare mai mare pentru

organizație și implicit pentru contribuabili. Iată o listă de metode prin care o instituție își poate automatiza activitatea de zi cu zi:

Soluții software

Piața abundă de soluții software ce au diferite module care pot fi personalizate de instituția utilizatoare, având o „arhitectură flexibilă” și putând fi adaptată pe nevoile beneficiarului. Aceste soluții software se regăsesc sub forma unor platforme digitale cu interfețe web pentru orice domeniu de lucru. Se poate integra gestiunea contabilă internă a instituției și totodată cea de management intern (indicatori de performanță și raportare de date). Soluțiile software mai pot include și activitatea de contabilitate pe venituri și registratura cu intrarea și ieșirea de documente.

Introducerea plăților online

Instituțiile care colectează taxe și impozite au mare nevoie să-și automatizeze plățile și să pună la dispoziția contribuabililor o platformă de plăți online.

De asemenea, platforma trebuie să conțină și posibilitatea de a-și vizualiza taxele cu explicații și posibilitatea de a apela la asistență tehnică.

Citeste si: O familie din Marea Britanie a primit o refugiată din Ucraina. După 10 zile tânara a fugit cu tatăl- kfetele.ro

Citeste si: Vestea tristă a zilei despre Saveta Bogdan. Să ne rugăm pentru ea..- bzi.ro

Automatizarea e-mailurilor

Majoritatea angajaților petrec ore întregi din zi primind mailuri și răspunzând la ele. Iar acest lucru este un consumator mare de timp și se întâmplă ca multe mailuri să fie irelevante pentru responsabilitățile lor de bază. Pentru multe instituții, răspunsul la întrebarea „cum pot fi angajații de două ori mai productivi?” se regăsește în automatizarea e-mailului. În loc să gestioneze manual fiecare mail, pe măsură ce ajung mesajele în căsuță, angajații pot folosi automatizarea pentru a-și organiza multitudinea de mailuri zilnice, trimițând răspunsuri automate

unora sau direcționând mailuri spre dosare specifice pentru o atenție suplimentară. În felul acesta, companiile și instituțiile își ajută forța de muncă să răspundă la mesaje relevante rapid și eficient.

Gestionarea electronică a calendarelor și a întâlnirilor

Odată cu apariția pandemiei, întâlnirile au devenit virtuale și sunt doar la un click distanță. Astfel, gestionarea calendarelor și stabilirea întâlnirilor se poate face prin intermediul platformelor automatizate. Angajații pot fi notificați cu o perioadă de timp înainte și pot astfel să se pregătească. Companiile nu doar că vor gestiona evenimentul în sine, ci și logistica de dinainte și după întâlnire.

Introducerea unui sistem ERP

Sistemul ERP( Enterprise Resource Planning) este tot o soluție software de automatizare, iar atunci când întreaga instituție funcționează în același set de date, ele primesc o singură bază de date. În felul acesta, sistemul ERP ajută la posibilitatea de luare a marilor decizii legate de management. Prin integrarea întregii activități ]n ERP se elimină inconsistența datelor și risipa de timp. Instituția are astfel o viziune holistică și își poate vizualiza operațiunile, profitând astfel de avantajele pe care le oferă sistemul automatizat.

Sursa foto: pexels.com

Distribuie pe:
Abonează-te pe

Citește și:

Ea are 77 de ani, iar el 24, dar se iubesc de ani de zile! S-au cunoscut la înmormântarea fiului ei, iar ce a urmat pare greu de crezut: „A fost minunat”

Unde s-a filmat Insula Iubirii sezonul 6. Locația este de vis

Bacalaureat 2022. Când încep înscrierile candidaților la prima sesiune de examen BAC

HOROSCOP IUNIE! Ce schimbări majore vor fi în luna Iunie pentru toate zodiile

Începe UN NOU RĂZBOI în Europa?! Vestea cumplită venită în miez de noapte

Dani Oțil, certat de Gabriela Prisăcariu în public. Ce s-a întâmplat

Fără vize în Statele Unite? Anunțul așteptat de România de decenii

Doliu în fotbalul românesc! Fost câștigător al Cupei României! A evoluat în aceeași etapă pentru două echipe din Liga 1!

Clipul zilei pe WOWBIZ.RO:
Cookies